Die persönliche Unterschrift hat heute weiterhin einen hohen Stellenwert, im Beruf sowie im Privatleben. In einer Welt, wo so viele Abläufe, Tätigkeiten und Dienstleistungen schon digitalisiert und somit beschleunigt wurden, ist dies sehr überraschend.

Wir werfen in diesem Artikel einen genaueren Blick auf dieses Thema und befassen uns ebenfalls mit der möglichen Zukunft der Signatur – Die digitale Unterschrift.

Warum sollten Unterschriften digitalisiert werden?

Etwas gegenzuzeichnen scheint im ersten Moment nicht viel Zeit in Anspruch zu nehmen, je nach Situation kann dies jedoch der Fall sein.

Abhängig von Ihrer Position in einem Unternehmen kann Ihre Unterschrift essenziell sein. Somit kann es schnell passieren, dass sich, trotz Ihrer guten Zeiteinteilung und Ihrem Fleiß, Überstunden ansammeln, da Sie darauf warten müssen, dass ein Schriftstück beendet wird, das an diesem Tag noch mit Ihrer Signatur verschickt werden muss. Ebenfalls gibt es Jobs, in denen viel Briefverkehr herrscht und dadurch eine Vielzahl von Dokumenten auf Ihrem Schreibtisch zusammenkommen, die von Ihnen unterschrieben werden müssen. Neben einem immens hohen Zeitaufwand können ebenfalls physische Beschwerden, wie Sehnenscheidenentzündungen, durch diese monotone Tätigkeit auftreten.

Doch nicht nur im Büro wird Ihr Namenszug immer wieder benötigt, auch in Ihrem Privatleben. Um ein wichtiges Paket oder ein Einschreiben in Empfang zu nehmen, ist es manchmal notwendig Stunden zu Hause zu verbringen, da der Bote nicht immer zu einer bestimmten Uhrzeit kommt. Beim Ausfüllen von Formularen ist die Unterschrift ebenfalls mitunter das Wichtigste. Sobald diese nicht gesetzt wurde, werden sie zurückgeschickt und Prozesse verlängern sich oder im schlimmsten Fall Sie verpassen so Fristen.

Die oben genannten Beispiele scheinen Worst-Case-Szenarien. Wenn jedoch die digitale Unterschrift diese verhindern oder vereinfachen kann, sollten Firmen über die Nutzung dieser nachdenken und so Mitarbeitern und Kunden den bestmöglichen Service bieten.

Die digitale Unterschrift – Wie sie funktioniert?

Bei der elektronischen Signatur handelt es sich nicht nur einfach um eine Unterschrift, die Sie mit einem Bearbeitungsprogramm unter Dokument „schreiben“ oder als eine Art Foto einfügen. Diese Methoden sind zu unsicher und würden das Fälschen von Gegenzeichnungen leicht machen. Die digitale Unterschrift ist vielmehr eine Kombination aus neuster Technik und rechtlichen Mechanismen.

Sicherheit hat hierbei höchste Priorität und so unterliegen Unternehmen, die e-Signaturen anbieten, detaillierten Bestimmungen. Diese garantieren eine lückenfreie Authentifizierung sowie einen klaren Zustimmungsnachweis. Außerdem müssen die unterzeichneten „Papiere“ elektronisch versiegelt werden.

Bei der Auswahl eines Anbieters sollte somit darauf geachtet werden, dass alle Auflagen erfüllt sind. Viele haben ihren Sitz, oder zumindest Hauptsitz, in Amerika. Vereinzelt gibt es jedoch auch in Europa ansässige Unternehmen, die dann auch definitiv mit den Gesetzgebungen der EU bekannt sind und so zusätzlich Sicherheit vermitteln.

Ist die Entscheidung gefallen und eine Firma wurde ausgesucht, können Sie nach Anmeldung meist schon direkt starten. Im ersten Schritt legen Sie Ihre persönliche Datenbank mit Ihren Mitarbeitern, Dienstleistern und/oder Kunden an. Dabei können Sie ebenfalls festlegen, in welcher Reihenfolge die Unterschriften erfolgen sollen und wer zuerst gefragt wird. Danach werden nur noch die zu unterzeichnenden Dokumente benötigt, die Sie ganz einfach online hochladen können und schon ist das System einsatzbereit.

Einige Unternehmen bieten ihre Services zu Beginn kostenfrei an. In diesem Testzeitraum können Sie ausprobieren, ob die digitale Unterschrift ebenfalls für Sie eine passende Alternative wäre und Sie diesen Digitalisierungstrend für sich nutzen möchten.

Weitere Vorteile der elektronischen Signatur

Im ersten Absatz wurde ja schon das Zeitersparnis als ein großer Vorteil der elektronischen Signatur genannt. Neben diesem gibt es jedoch noch viele weitere.

Mit der Nutzung dieser können Sie nämlich nicht nur Arbeitsstunden sparen, sondern auch Geld. Portokosten entfallen, es wird kein Drucker und Scanner mehr benötigt und Angestellte müssen nicht mehr für Ihre Fahrten zur Post entgeltet werden – Möglicherweise wird sogar eine ganze Stelle redundant oder der Rezeptionistin / Sekretärin können relevantere Aufgaben übertragen werden.

Da die Sicherheit Ihrer Daten so eine wichtige Rolle bei der digitalen Unterschrift spielt, ist diese sogar höher als bei der herkömmlichen. Das Risiko von Missbrauch oder auch einfach nur Fehlern in der Bearbeitung ist um einiges geringer. Ein unterschriebenes Blatt Papier kann schnell mal aus dem Büro entwendet werden, verloren gehen oder auf dem Postweg verschwinden. Die e-Signatur ist jedoch sicher elektronisch versiegelt bei Ihrem ausgewählten Dienstleister.

Doch nicht nur die Sicherheit des Dokuments selbst verbessert sich. E-Mails sind ein häufig genutztes Kommunikationsmittel, mit dem auch vertrauliche Informationen weitergegeben und große Aufträge erteilt werden. Diese zu hacken ist jedoch gar nicht so schwer. Das Druntersetzen einer digitalen Unterschrift beim Mailverkehr garantiert, dass auch tatsächlich die Person, der diese Adresse gehört, hinter der Nachricht steckt.

Mit einem Umstieg auf elektronische Signaturen tun Sie ebenfalls der Umwelt etwas Gutes. Papierlose Büros liegen im Trend und manchmal sind nur die gegengezeichneten Dokumente der letzte Verbleib aus „vergangenen Zeiten“.

Nicht nur werden Sie weniger Papier verbrauchen, auch der Platzbedarf wird sich reduzieren. Schließlich werden die Schränke voller Ordner mit unterschriebenen Verträgen und Co., sowie die üblichen Bürotechnikartikel nicht mehr benötigt.

Fazit

Wie dieser Artikel verdeutlicht, schreitet die Digitalisierung immer weiter voran und ist nun endlich auch dort angekommen, wo früher die persönliche Anwesenheit unumgänglich war.

e-Signaturen können mit allen üblichen Dateiformaten, wie PDF, Word oder Excel angewendet werden und haben eine Vielzahl von Vorzügen – Probieren Sie es doch einfach mal selbst aus.